Handyvertrag von der Steuer absetzen: was geht und was nicht

Mobilfunk-Tarife · 7 Min. Lesezeit · aktualisiert am 11. August 2026 · von Maximilian Heim

Wer sein Handy beruflich nutzt, kann einen Teil der Kosten geltend machen. Wir erklären die Pauschale, den Einzelnachweis und wo der Unterschied zwischen Angestellten und Selbstständigen liegt.

Das Handy klingelt auch für die Arbeit – und ein Teil der Kosten lässt sich deshalb steuerlich geltend machen. Wie viel, hängt davon ab, ob Sie angestellt oder selbstständig sind und ob Sie es sich einfach machen oder genau rechnen wollen. Beides ist zulässig, und der Unterschied kann mehrere hundert Euro betragen.

Der einfache Weg: die 20-Prozent-Pauschale

Angestellte können pauschal 20 Prozent der Handykosten als Werbungskosten ansetzen, begrenzt auf höchstens 20 Euro im Monat. Über zwölf Monate sind das maximal 240 Euro im Jahr. Der Vorteil dieser Variante: Sie brauchen keinen Einzelnachweis über die berufliche Nutzung. In der Praxis wird die Pauschale von den Finanzämtern üblicherweise ohne Rückfragen anerkannt.

An der letzten Zeile sieht man die Grenze der Pauschale: Ab etwa 100 Euro Monatskosten bringt sie nichts mehr zusätzlich. Wer darüber liegt oder das Handy überwiegend beruflich nutzt, fährt mit dem Einzelnachweis besser.

Der genaue Weg: der Einzelnachweis

Statt der Pauschale können Sie den tatsächlichen beruflichen Anteil ansetzen – und der ist nach oben nicht begrenzt. Dafür müssen Sie ihn belegen. Üblich ist ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten, in dem Sie dokumentieren, welcher Anteil der Verbindungen und Kosten beruflich veranlasst war. Der dabei ermittelte Prozentsatz darf dann für das ganze Jahr angewendet werden.

Was in eine solche Aufstellung gehört:

• Datum, Gesprächspartner und beruflicher Anlass je Verbindung
• Die Einzelverbindungsnachweise des Anbieters als Grundlage
• Bei Datennutzung: eine nachvollziehbare Schätzung des beruflichen Anteils
• Die Rechnungen des gesamten Jahres, auf die der ermittelte Anteil angewendet wird

Der Aufwand lohnt sich vor allem, wenn Sie beruflich viel telefonieren, im Außendienst arbeiten oder das Handy als mobilen Hotspot für die Arbeit nutzen. Bei einem beruflichen Anteil von 60 Prozent und 60 Euro Monatskosten sind das 432 Euro im Jahr statt 144 Euro über die Pauschale.

Angestellte und Selbstständige: der Unterschied

Ein Punkt, den viele übersehen: Werbungskosten wirken sich für Angestellte erst aus, wenn sie zusammen mit allen anderen beruflichen Ausgaben über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen. Bleiben Sie darunter, ändert der Handyvertrag an der Steuer nichts – der Pauschbetrag wird ohnehin abgezogen.

Das Diensthandy vom Arbeitgeber

Stellt der Arbeitgeber das Handy und übernimmt die Kosten, ist die private Mitbenutzung für Sie steuerfrei – auch dann, wenn Sie es überwiegend privat verwenden. Das ist die für Arbeitnehmer günstigste Variante überhaupt, weil kein geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Absetzen können Sie dann natürlich nichts, denn Sie tragen die Kosten nicht selbst.

Was Sie das Jahr über aufheben sollten:

• Alle Monatsrechnungen des Anbieters
• Den Kaufbeleg des Geräts, falls Sie es selbst angeschafft haben
• Bei Einzelnachweis: die Aufstellung der drei Monate
• Notizen zu beruflichen Anlässen, solange sie noch frisch sind

Wenn ohnehin ein Wechsel ansteht: Tarife nach Preis, Datenvolumen und Laufzeit vergleichen.

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Häufige Fragen

Kann man die Handyrechnung von der Steuer absetzen?

Ja, soweit Sie das Handy beruflich nutzen. Angestellte setzen ohne Nachweis pauschal 20 Prozent der Kosten an, höchstens 20 Euro im Monat und damit maximal 240 Euro im Jahr. Wer einen höheren beruflichen Anteil hat, weist ihn über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nach – dann gibt es keine Obergrenze. Selbstständige setzen den tatsächlichen betrieblichen Anteil als Betriebsausgabe an.

Wie viel vom Handyvertrag kann ich absetzen?

Angestellte können ohne Nachweis pauschal 20 Prozent der Kosten ansetzen, höchstens 20 Euro im Monat und damit maximal 240 Euro im Jahr. Wer einen höheren beruflichen Anteil hat, kann diesen über einen Einzelnachweis geltend machen – dann gibt es keine Obergrenze. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.

Brauche ich Belege für die 20-Prozent-Pauschale?

Für den beruflichen Anteil selbst nicht – das ist der Sinn der Pauschale. Die Rechnungen des Anbieters sollten Sie trotzdem aufbewahren, denn das Finanzamt kann die Höhe der Gesamtkosten nachfragen. Ein Einzelverbindungsnachweis ist bei dieser Variante nicht nötig.

Wie weise ich einen höheren beruflichen Anteil nach?

Üblich ist eine Aufstellung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten mit Datum, Gesprächspartner und beruflichem Anlass, gestützt auf die Einzelverbindungsnachweise. Der so ermittelte Prozentsatz darf anschließend auf die Kosten des ganzen Jahres angewendet werden.

Muss ich ein Diensthandy versteuern, wenn ich es privat nutze?

Nein. Überlässt der Arbeitgeber ein betriebliches Mobiltelefon, ist die private Mitbenutzung steuerfrei – unabhängig davon, wie hoch der private Anteil ist. Ein geldwerter Vorteil entsteht dadurch nicht. Absetzen können Sie in diesem Fall allerdings nichts, weil Sie die Kosten nicht selbst tragen.

Lohnt sich das Absetzen überhaupt?

Für Angestellte nur dann, wenn alle beruflichen Ausgaben zusammen über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen. Bleiben Sie darunter, wirkt sich der Handyvertrag steuerlich nicht aus, weil der Pauschbetrag ohnehin berücksichtigt wird. Für Selbstständige mindern die Kosten dagegen unmittelbar den Gewinn.

Kann ich auch das Handy selbst absetzen?

Anteilig ja, entsprechend der beruflichen Nutzung. Bei einem höheren Anschaffungspreis werden die Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt statt sofort in voller Höhe abgezogen. Wie das im Einzelfall zu behandeln ist, klärt eine steuerliche Beratung.